Präsenzveranstaltungen sind ein unverzichtbares Element des Informationsaustauschs, der Vorstellung von Neuheiten, der Kundenbindung und des Kennenlernens. Für zahlreiche Unternehmen sind sie ein unverzichtbares Marketing- und Verkaufsinstrument. Grund genug sich mit dem Thema auseinander zu setzen. Für die Planung von Veranstaltungen gibt es eine Reihe von Tools, die den Veranstalter entlasten. Gerade bei Kundenveranstaltungen bleibt jedoch eine Menge zu tun. Termine müssen abgestimmt, ein Verteiler erstellt, ein Rahmenprogramm entwickelt werden. Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob Planung und Durchführung intern oder extern erfolgen sollen? In der Praxis wird bei größeren Veranstaltungen häufig ein erfahrener Agenturpartner beauftragt. Allerdings gibt es gute Gründe, die Steuerung nicht komplett auszulagern. Unsere Empfehlung lautet denn auch: Bleiben Sie bei der Planung mit im Boot. Schließlich müssen Sie Ziele und den Inhalt vorgeben. Keine Agentur kennt die Kundschaft so gut wie Ihre Organisation. Erst auf der Grundlage dieses Wissens kann ein erfolgreiches Veranstaltungskonzept entstehen.
Checkliste
Als unentbehrliches Planungsinstrument hat sich die Checkliste bewährt. Gut aufgezogen dient sie der Organisation als Grundgerüst der Ablauf- und Ressourcenplanung sowie der Kostenkalkulation. In der Checkliste werden Termine, Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt. Im Lauf der Zeit gewinnt ein Veranstalter Erfahrungen, die in die Optimierung der Checkliste einfließen. Wesentliche Aufgaben, die sich in einer Checkliste finden, sind die Festlegung des Tagungsprogramms, inklusive Begleitprogramm, die Gewinnung von Referenten, Entwurf und Verteilung eines Veranstaltungsflyers, die Reservierung von Räumlichkeiten und Tagungstechnik, die Einladung und Registrierung der Teilnehmer, das Catering, die Betreuung der Teilnehmer, die Beauftragung von Lieferanten sowie die Nachbereitung der Veranstaltung. Checklisten in Form von Apps erleichtern die Planung erheblich. Standardisierte Checklisten für Veranstaltungstypen und zentrale Elemente der Veranstaltungsplanung finden Sie hier. Elektronische Checklisten sind heute vielfach Bestandteil einer Konferenzmanagement-Software.
Projektorganisation
An der Aufgabenfülle und -vielfalt kann bereits abgelesen werden, dass Veranstaltungen typische Projekte darstellen. Wenn Sie größere Veranstaltungen ab 150 Teilnehmern planen, ist das am besten mit einem Projekt-Team zu bewältigen. Hier können die Aufgaben nach Kompetenzbereichen delegiert werden. Der Projektleiter nimmt die Gesamtverantwortung wahr und steuert gemeinsam mit seinem Team die Prozesse. Je umfangreicher das Veranstaltungsprojekt, desto komplexer die Projektorganisation. In sehr großen Projekten mit mehreren Hundert bis einigen Tausend Teilnehmern wird das Kern-Team um externe Dienstleister ergänzt. Wer zudem Neuland betritt, kann dem Projekt-Team einen Beirat zur Seite stellen. Wichtig ist die Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses und des Projekt-Controllings.
Beispiel Roadshow
Ein typisches Praxisbeispiel ist die Roadshow. Sie dient dazu, Neuheiten in den Verkaufsregionen vorzustellen. Am Anfang steht das Konzept, das regional ausgerollt wird. Zentrale Fragen, die hier zu beantworten sind, betreffen Art und Umfang der Präsentation. Anders formuliert: Welche Produktmerkmale stehen im Fokus? Wie kann ich die Highlights anschaulich vermitteln? Wen muss ich einladen? Aus der Beantwortung dieser Fragen entstehen die nächsten Schritte: Einen geeigneten Veranstaltungsort mit passendem Rahmen finden. Wenn Sie den Such- und Bewertungsprozess manuell durchführen, kann das eine zeitraubende Angelegenheit sein. Ohne detaillierte Vorgaben entsteht schnell das Problem mangelnder Vergleichbarkeit. Der eine Hotellier macht Ihnen dann ein Komplettangebot inklusive Pausenversorgung, der Andere lässt diese Elemente weg. Die Crux dabei ist, die mangelnde Skalierbarkeit der Angebote, die eine Kalkulation bei abweichender Teilnehmerzahl erschwert.
Bei der Suche und Auswahl einer Location bietet das Gütesiegel „Certified Conference Hotel“ eine Orientierung. Entsprechend geprüfte Hotels müssen definierten Mindestkriterien genügen. Größere Anbieter haben einen eigenen Concierge für den Konferenzbereich.
Mit der Einladung der Teilnehmer geht die Arbeit erst richtig los. Roadshows sind in der Regel mittelgroße bis große Veranstaltungen. Ein typischer Bestandteil von Road Shows ist der Verkaufscharakter, häufig mit Produktexponaten. Regional haben sich einige Veranstaltungsorte mit unverwechselbarem Angebot entwickelt. Eine dieser Veranstaltungsorte ist das Event-Island Berlin. Hierbei handelt es sich um einen inselartigen Hallenkomplex, der aus mehreren Studios besteht. Die Deckenhöhe der Hallen erlaubt das Ein- und Ausfahren von größeren Fahrzeugen. Die Hallen können abgeteilt, mit Licht- und Bühnentechnik ausgestattet und flexibel bestuhlt werden. Veranstaltungsstätten wie das Event-Island Berlin sind für Produktvorführungen, z.B. aus dem Automotive-Bereich, prädestiniert. Der Transport der Teilnehmer zwischen Hotel und Veranstaltungsort wird in diesem Fall mit Bussen abgewickelt.
Roadshows sollen besondere Zielgruppen, in der Regel Händler oder Investoren, ansprechen. Bei Händlertagungen ist das gesamte Vertriebsteam in die Kundenbetreuung eingebunden. Hier ist vor allem Networking und Begeisterung wecken angesagt. Der Funke soll sprichwörtlich überspringen. Hilfreich sind dabei Präsentationen, idealerweise moderiert von einem Medienprofi. Die Präsentationen können Show-Charakter haben – Botschaften lassen sich am besten unterhaltsam vermitteln.
Ein Tool zur Veranstaltungsplanung
Die meisten Präsenzveranstaltungen finden außer Haus statt. Neben praktischen Erwägungen (Zeitaufwand, Kapazitätsbedarf, Budget) spielen Komfortaspekte eine Rolle. Insbesondere bei Kundenveranstaltungen geht es darum, den Teilnehmern ein angenehmes Ambiente zu verschaffen, das zu einer kommunikativen Atmosphäre beiträgt. Klar ist, dass der Tagungsstandort und die Veranstaltungsräume diesbezüglich eine Schlüsselstellung einnehmen.
Zur Sondierung, Auswahl und Buchung eines Tagungshotels bietet ehotel® seit einiger Zeit ein komfortables Tool an. Dieses Tool ermöglicht mit wenigen Angaben die Auswahl eines passenden Tagungshotels. Ergänzend können Interessenten und Kunden das Handbuch Tagungen ehotel® anfordern. Im Rahmen dieses kompakten E-Book werden Tricks und Tipps zur Buchung des Hotelpakets dargestellt. Bei der Vewendung dieser Tools sparen Sie nicht nur Geld, sondern vor allem Zeit und Nerven. Investieren Sie die eingesparte Zeit lieber in die Betreuung der Teilnehmer.