Die Prozesskosten einer zeitintensiven Belegbeschaffung, -verwaltung, -zuordnung, -verbuchung und Abrechnung sind neben den direkten Kosten der Übernachtung der zweitgrößte Ausgabenblock einer Geschäftsreise.
Sie wünschen sich natürlich zufriedene KollegInnen, die schnell weltweit ein günstiges Hotel ihrer Wahl finden – aber Sie wünschen sich auch die konsequente Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinie und einen schlanken Prozess: buchen, bezahlen und später eine einzige kumulierte Rechnung anstatt vieler Einzelbelege erhalten. Im Idealfall sollte diese Sammelrechnung dann relevante firmenspezifische Zusatzdaten wie Kostenstellen, Projektnummern oder Personalkennziffern zur einfacheren Kostenzuordnung enthalten. Ein Ausweis der Umsatzsteuer für das Finanzamt wäre auch wünschenswert. Darüber hinaus möchten Sie die Mitarbeiter und die Buchhaltung entlasten durch den Abbau von Vorschüssen. Auch die Möglichkeit, Ihren Reisenden ggf. das „rundum-sorglos-Paket“ durch eine pre-payment Lösung anzubieten, hätten Sie gern. Eine zentrale Kostenübernahme des Unternehmens muss her. Nicht zu vergessen, Minibar, Pay-TV und weitere private Zusatzkosten der Reisenden dürfen nicht abgerechnet werden.
Insgesamt sollen mindestens 20% bis 30% der Prozesskosten eingespart werden. Das alles darf aber nur wenig kosten. Sie denken unmöglich? – Nicht mit den smart billing Lösungen von ehotel!

Ihre Vorteile mit ehotel central billing

Registrierten Firmenkunden bieten wir außerdem unsere Gesamtlösung für sämtliche Hotelbuchungen, Hotelbezahlungen und Hotelabrechnungen im Abrechnungszeitraum an. Damit profitieren Sie von folgenden Vorteilen, die Ihre Arbeit im travel management leichter machen:

• Eine übersichtliche Hotel-Sammelrechnung mit USt-Ausweis und zzgl. sämtlicher Einzelbelege
• Nutzbarkeit in allen Hotels weltweit – unabhängig von der Kartenakzeptanz
• Beliebig viele Zusatzdaten Ihres Unternehmens wie Kostenstelle, Personalnummer, Projektnummer etc.
• Abrechnung nur des vorgegebenen Kostenumfangs gem. Ihrer Reisekostenrichtlinie
• Integration in nachgelagerte FiBu-, Personalmanagement- oder andere Abrechnungssysteme (z.B. SAP oder CSV) einfach durch verschiedene elektronische Rechnungsformate – via Mail auch (verschlüsselt) als pdf-Datei
• Aufwändige externe Rechnungsbelegbeschaffung entfällt
• Eventuelle Unstimmigkeiten klärt ehotel mit Hotel und Reisendem
• Keine Implementierungskosten
• Vergütung prozentual nur nach Aufwand – garantiert keine versteckten Zusatzkosten!
• Kostenfreie Auswertungen und Berichte ganz nach Ihren spezifischen Bedürfnissen

Die ehotel Zahlung in Kooperation mit Kreditkartenunternehmen

Als registrierter Firmenkunde, der eine unserer Zahlungsarten nutzt, könnte Ihr zukünftiger Hotel-Buchungsprozess etwa so aussehen:

• Hotelzimmer werden von Ihren Kollegen online über ehotel.de oder telefonisch über unser Service-Center gebucht
• Bei jeder Buchung kann entschieden werden, ob das Hotel mittels Firmenkreditkarte eines dritten Partners, z.B. American Express V-Payment, gezahlt oder der Reisende vor Ort zahlen soll
• Mit der Buchung wird durch ehotel eine Kostenübernahme an das entsprechende Hotel übermittelt. Sie haben hier die Möglichkeit, den von Ihrem Unternehmen übernommenen Kostenumfang exakt (gem. Reisekostenrichtlinie) zu definieren
• Nach der Abreise erhalten Sie als Unternehmen eine Rechnung vom Hotel
• Sie erhalten vom Kreditkartenunternehmen eine konsolidierte Umsatzabrechnung inklusive Zusatzdaten

Über die OBE Systeme von Atlatos, Cytric und Onesto kann natürlich auch mit virtuellen Kreditkarten über ehotel® abgerechnet werden.

Einchecken ohne Probleme – die automatisierte Kostenübernahme

Für registrierte Firmenkunden erstellen und versenden wir sämtliche Kostenübernahmen – kostenfrei

• Automatischer Versand von individuellen Kostenübernahmen (gemäß der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens) bei der Buchung
• Hinterlegung von firmenspezifischen Rechnungsadressen und Zusatzdaten
• Optional firmeneigene Kreditkarte als Garantie
• Auf Wunsch Kreditkarte von ehotel

Smart Billing – Massgeschneidert für Ihr Unternehmen

ehotel® vereinfacht mit den unterschiedlichen Varianten seiner smart billing Lösungen Ihre Prozesse beim Buchen und Bezahlen von Hotelzimmern um ca. 20-30%. Zusätzlich bekommen Sie absolute Transparenz und Kostenkontrolle. Nutzen Sie unseren eigens entwickelten Rechner und berechnen Sie das Ersparnis-Potenzial für Ihre Geschäftsreise. Probieren Sie es aus!

Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung: ehotel hat seit Einführung der zentralen Abrechnungslösung für Hotelübernachtungen im Jahr 2007 erfolgreich Millionen von Hotelbuchungen mit den hauseigenen smart billing Lösungen abgewickelt. Gleichzeitig wurde permanent in die Weiterentwicklung der Technologie und in das Know-How bei der Abrechnung investiert und damit die Lösungen immer weiter verfeinert.

Im Ergebnis bietet ehotel daher heute eine am Markt einzigartige Vielfalt bei den Möglichkeiten der firmenindividuellen Ausgestaltung. Auch für Ihr Unternehmen.